Результативность управления предприятием и его слаженная работа во многом зависят от того, насколько эффективно налажен документооборот. Это понятие подразумевает движение всей документации в организации. Сейчас повсеместно внедряются системы электронного документооборота. Что очень правильно. Ведь современное делопроизводство должно быть рационально организовано, отточено до мельчайших подробностей. И верным спутником в решении данного вопроса становится ряд электронных инноваций. Прежде всего, это системы электронного документооборота. Ну и, конечно, интранет, благодаря которому налаживается плодотворное взаимодействие различных служб компании с электронной документацией.
Итак, для организации эффективного документооборота, следует придерживаться нескольких векторов действия.
1. Регламентация оборотной информации. Появление огромной массы неструктурированной информации способствует отсутствию четкой номенклатуры дел, запутанным маршрутам прохождения и потере документов. Как следствие – невозможность установки взаимосвязи между материалами, проблемы с поиском нужных сведений. Поэтому регламент документооборота упразднит вышеперечисленные проблемы и, наряду с этим, поспособствует повышению дисциплины в коллективе.
При построении любой системы оборота документации необходимо стремится к минимизации количества документов и этапов согласования, требующих утверждения. Для этого следует закрепить за подразделениями организации списки их документов. Таким образом, к примеру, финансовая документация не будет проходить через юридический отдел, а технологическая – не попадет в рекламный.
2. Использование электронных инноваций. Внедрение электронного документооборота – прекрасный инструмент налаженного делопроизводства. Сравнивать такую автоматизацию с «бумажным» вариантом вряд ли стоит. Потому как последний будет значительно проигрывать. Что ещё раз подтверждает необходимость внедрения электронной вариации ведения документации. Такой ход повлечет за собой следующие результаты:
- повышение производительности компании;
- нивелирование ошибок из раздела «человеческий фактор»;
- уменьшение материальных издержек (в том числе, снижение затрат на расходные материалы, хранение документов, расширение персонала и т.д.);
- улучшение взаимодействия между отделами и департаментами организации, коллективная работа с документами, мгновенный доступ к нужной информации;
- защита документации от повреждения;
- повышение корпоративного сознания, увеличение дисциплинированности сотрудников, улучшение восприятия документации.
Оптимизация информационных потоков и автоматизация документооборота предприятий достигается внедрением корпоративных порталов. Такие системы дополняют возможности учетных систем (например, Axapta, SAP, С1 и т.д.) и позволяют автоматизировать следующие функции:
- учет использования бюджетов подразделений;
- управление проектами;
- планирование и контроль выполнения заданий сотрудниками;
- бизнес-анализ деятельности предприятия;
- интеграция информационных систем организации, создание единой точки доступа;
- внутренний контроллинг.
3. Устранение излишней бюрократизации. Ясно, что чрезмерная бюрократизация способна усложнить деятельность компании. Одним из инструментов решения подобной проблемы является делегирование полномочий центрам ответственности. К примеру, если за выдачу ручек отвечает кладовщик, понятно, что виза руководителя здесь не требуется.
Совместное создание регламента всеми руководителями структурных подразделений также способствует рациональному ведению документации.
Ну и, конечно, можно периодически просматривать отработанные документы, изымая из «цепочки» очевидно несущественные.
В целом, грамотно выстроенная организация делопроизводства не просто упрощает деятельность финансово-экономической службы, но и существенно повышает эффективность финансового управления и функционирования компании в целом.
Высокий уровень делопроизводства – залог успешной деятельности предприятия.
